Son yıllarda
yaşadığımız afet ve acil durumlar sonucu yaşanan maddi ve manevi kayıplar artık
her kurum ve kuruluşun iyi kurgulanmış bir plana sahip olması gerçeğini kabul
ettirmiştir.
İşler bir afet ve acil durum
planı oluşturmak için öncelikle bu planının daha fazla insan tarafından
benimsenmesi, harcanan zamanın ve verimliliğin arttırılması, konulara geniş
perspektifle bakılması, sahiplenilmesi ve dolayısıyla katılımcılığı maksimum
seviyede tutması açısından işletmenizde planlama ekibinin oluşturulması son
derece önemlidir.
Bununla beraber tüm
yönetim sistemlerinde olduğu gibi afet ve acil durum planlamasında da üst
yönetimin bu çalışmaya inanması gerekir. Üst yönetim konuya inanmaz ve
stratejik seviyede politika oluşturup çalışmaları desteklemezse, oluşturulacak
plan, inançtan, kaynaktan yoksun olacak ve en önemlisi uygulayıcılar tarafından
da önemsenmeyen bir plan haline gelecektir.
Bu noktada üst yönetimin, planlama grubunu yönlendirmesi, bu gruba
planın hazırlanması aşamasında gerekli tüm adımları atma yetkisini vermesi
faydalı olacaktır. Üst yönetim, işletmenin afet ve acil durum hazırlıkları ile
ilgili taahhüdünü ve desteğini göstermek amacı ile bir iş planı duyurusunu
yapması da uygun olacaktır.
Planlamaya
başlamadan önce, işletmenin sahip olduğu, afet ve acil durum esnasında ve
sonrasında kullanılabilecek iç ve dış kaynakların (personel, ekipman, sosyal ve
yönetsel tesisler, anlaşma yapılacak kurum ve kuruluşlar) tespit edilmesi,
yaşanabilecek bir afet ve acil durum da mevcut durumu ortaya koyması ve doğru
bir planlamanın yapılabilmesi için fayda sağlayacaktır.
Planlama çalışmalarının
ilk aşamalarında işletme genelindeki olası tehlikeleri ve bu tehlikelere maruz
kalabilecek mekânlar ve tahmini insan sayısı ile birlikte bu tehlikelere karşı
varsa mevcut hazırlıklar ve eksikler tespit edilir. Bu kapsamda işletmenin
sahip olduğu güvenlik programı ve güvenlik
analizleri, zemin ve yapı risk analizleri için yardım alınacak kaynaklar değerlendirilir.
Ayrıca komşu işletmelerin riskleri de dahil olmak üzere çevresel riskler de değerlendirmede göz
önünde bulundurulur.
Tehlike
ve riskler belirlendikten sonra acil durum yönetimi kapsamında planın ana
çatısını oluşturacak, yönetim ve kontrol, iletişimin sağlanması, can ve mal
güvenliğinin sağlanması, çevre sakinleri ve yerel kuruluşlarla yardımlaşma,
eski hale getirme çalışmaları, idari düzenlemeler ve lojistik gibi temel
faaliyetler planda detaylı bir şekilde yer alır.
Bu
noktada, kriz anında olaya müdahale edecek grupların sayısı ve çeşidi
işletmenin büyüklüğüne göre değişiklik gösterir. Acil durum ve kriz yönetimi
için acil durum yönetimi, emniyet/güvenlik ekibi, yangın müdahale/itfaiye
ekibi, sosyal yardım ekibi, ilkyardım ekibi, arama kurtarma ekibi, haberleşme
ekibi, teknik bakım onarım ekibi gibi birimler oluşturulması faydalı olacaktır.
Birimlerin,
ekiplerin görev tanımları ve sorumlu kişiler belirlenmesi; özellikle ilk yardım,
yangına müdahale ve mühendislik işlerine ilişkin prosedürlerin hazırlanması,
her bir acil durum için araç-gereç ihtiyacının belirlenmesi, işleyen bir
yönetim ve kontrol sisteminin oluşturulması açısından titizlikle ele alınacak
konulardır.
Kriz anında
haberleşmenin ve sürekliliğinin nasıl sağlanacağı, krizle ilgili uyarının
yapılması, çalışanların ailelerinin ve izinli personelin durumdan haberdar
edilmesi, dışarıdan müdahale edeceklerin bilgilendirilmesi, özürlü personelin
uyarılması gibi detaylar önceden dikkate alınmalı ve bu durumda yapılacaklar
planda yer verilmelidir.
Can güvenliğinin sağlanması hususunda, hangi koşullarda çalışanların
tahliyesinin gerektiği, tahliye emrini vermeye yetkili kişi ve tahliyeden sorumlu
personel belirlenir. Ayrıca birinci ve ikinci derecede öncelikli çıkış yolları
belirlenir ve bu yollar işaretler ve levhalarla kolay fark edilebilir hale
getirilir. Bu yollarda, elektrik kesilmesi ihtimaline karşı, yardımcı güç
kaynağını kullanan bir ışıklandırma sistemi de yer alır.
Tahliye edilen personel
sayısını alabilecek büyüklükte toplanma alanları belirlenir. Acil duruma neden
olan olayın büyümesi veya genişlemesi halinde personelin bir bölümünün başka
alanlara veya evlerine gönderilmesi için ulaşım imkânları planlanır.
Personele tahliye, toplanma
alanları ve barınaklar hakkında zaman zaman bilgi ve eğitim verilmesiyle
davranış değişikliğinin daha çabuk gözlenmesi sağlanır. Stratejik noktalara
tahliye planları asılır. Acil durumda, tahliye halinde kullanılacak yeni araç
gereç, malzeme tanıtılır. Personel dışında müşteriler, taşeronlar, ziyaretçiler
de bilgilendirilir.
İşletmede
kullanılan muhasebe ve sigorta kayıtları, mühendislik plan ve projeleri, personel,
müşteri ve taşeronlara ait kayıtlar (veri tabanı), teknolojik sırlar, personel
dosyaları vb. evraklar olası bir deprem veya diğer afet durumlarında en az
zarar görecek şekilde konumlandırılır.
Ayrıca işletmeler alınacak
önlemlerle ilgili olarak, bulunduğu yöredeki merkezi ve yerel yönetim
kuruluşları ile toplantılar yapmalı, ne tür hazırlıklar yapıldığını öğrenmeli,
planla ilgili görüş alınmalı ve acil durum halinde ne tip yardımlar yapılabileceği
hakkında bilgi alınır.
Sonuç
olarak yukarıda ana konu başlıkları ile özetlemeye çalıştığımız Afet ve Acil
durum planlamasında en önemli husus herhangi bir afet veya acil durum olsun olmasın
bu plan uygulanmasıdır. Planı uygulamak için herhangi bir afet veya acil durum
olmasını beklemek gerekmez. Plandaki görevler ve görevlendirmeye uygun olarak
personel periyodik bir şekilde eğitilmeli, planın parçaları ayrı ayrı
tatbikatlar ile de test edilip değerlendirilerek geliştirilmelidir. Afetin
zararlarını azaltmak ve ona daha iyi hazırlanabilmek için gerekli olan her şey
yapılmalıdır.
